Daten optimal nutzen – Teil 1: Daten im Kernsystem belassen

SAP hat vor kurzem einen Artikel mit dem Titel „Five Ways to Make the Most of Your Data" veröffentlicht. Er befasst sich damit, wie Firmen im Zuge der Digitalisierung erkennen, dass Daten das Herzstück digitaler Unternehmen sind. Der Artikel zeigt fünf Wege auf, wie Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Daten ziehen:

1. Daten im Kernsystem belassen

2. Sicherstellen, dass Sie alle Datentypen verarbeiten können

3. Daten zur Automatisierung nutzen

4. Daten demokratisieren

5. Daten schützen

Der Artikel hat mir gut gefallen, weshalb ich mich entschied, meine Gedanken zu jedem der fünf Punkte beizusteuern. 

Daten sind meine Leidenschaft, ganz besonders genaue Echtzeitdaten. Fundierte Entscheidungen sind nur mit den richtigen Informationen möglich, egal ob es um die Eröffnung eines neuen Standorts, um Neueinstellungen oder Stellenstreichungen geht. Viel zu oft begnügen Unternehmen sich mit Schätzungen auf der Grundlage von Eindrücken, Annahmen oder Gerüchten. Wichtige Entscheidungen sollten jedoch ausschließlich auf Fakten und Informationen beruhen. 

Zugang zu Echtzeitdaten für Entscheidungen

Für eine gute Entscheidung werden Daten in Echtzeit gebraucht, anders als in alten Zeiten, in denen es Monate dauerte, Akten und Daten zu durchforsten. Management, Vorgesetzte und Mitarbeiter erwarten heute, dass ihnen alle Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. In der heutigen Welt sind wir durch sofortigen Zugriff und augenblickliche Befriedigung verwöhnt. Gleiches erwarten wir auch bei allem, was mit HR und Payroll zu tun hat. Führungskräfte und Manager brauchen wichtige Informationen über das Unternehmen für fundierte Entscheidungen. Diese Daten können aus verschiedenen Quellen stammen, z. B. aus dem Vertriebssystem, dem Finanzwesen oder der Personalabteilung.   

Wie der Artikel beschreibt „versuchen Unternehmen allzu oft, Daten mit einem großen Top-Down-Projekt zu zentralisieren, wobei Daten aus dem gesamten Unternehmen in ein zentrales Repository gebracht werden müssen. Das Problem bei diesem Ansatz: nachdem Daten aus verschiedenen Bereichen eines Unternehmens an einem Ort zusammengeführt wurden, sind sie bereits veraltet.“ Dieses Konzept habe ich im Laufe der Jahre in vielen Unternehmen gesehen. Ich kann mich erinnern, dass es eine beliebte Methode war, als „Repositories und Data Warehouses“ zum ersten Mal eingeführt wurden. Es sagt sich leicht, dass man alle Daten an einem einzigen Ort haben möchte. Der eigentliche Wunsch ist aber vielmehr, dass alle Daten an einem einzigen Ort in Echtzeit zugänglich sind.  

Nehmen wir das Beispiel HR und Payroll. Dabei können wichtige HR- und Payroll-Daten an mehreren Stellen vorhanden sein, etwa in Ihrem SAP HCM ERP-System, in Ihrer SuccessFactors Cloud-Lösung und in Tools von Drittanbietern wie die Time-Lösung Workforce.  

Im Beispiel oben gibt es wichtige Daten in den drei Systemen auf der linken Seite. Bei der herkömmlichen Methode werden die Daten aus diesen Kernsystemen (auch als „Ausgangssysteme“ bezeichnet) kopiert/extrahiert/übertragen und dann eine Kopie dieser Daten in ein externes Data Warehouse oder Repository gestellt, woraus Reports erstellt werden. In den Anfangstagen des SAP Business Warehouse (BW) wurden diese Daten wöchentlich oder monatlich aus den Kernsystemen in das BW-Data Warehouse übertragen. 

Es dürfte einleuchten, dass dieses Konzept mehrere Schwächen hat, wie etwa:

1. Haben die Daten das Kernsystem verlassen, sind sie nicht mehr durch die Sicherheitsprotokolle in diesem System geschützt.

2. Sobald die Daten das Kernsystem verlassen, sind es keine Echtzeitdaten mehr, vielmehr ist es ein eingefrorener Blick auf die Daten zum Zeitpunkt der letzten Extraktion.

3. Es besteht immer ein Risiko, wenn ein zusätzlicher Schritt oder ein weiteres System hinzugefügt wird, da Formatierungsprobleme Daten verfälschen können (führende Nullen, Datumswerte, Währungen, negative Zahlen etc.).

Deshalb müssen Sie Ihre Daten dort lassen, wo sie sind!

Die erste Empfehlung in dem Artikel lautet deshalb: lassen Sie Ihre Daten wo sie sind, nämlich im Kernsystem. Besser ist es, sie in Echtzeit direkt für die Berichterstattung und Analyse zu extrahieren, wie in der nachstehenden Abbildung dargestellt.

Im Beispiel oben werden die Daten aus den Kernsystemen auf direktem Wege dynamisch in Ihre Reportausgabe übertragen. Es wird keine Kopie der Daten erstellt und/oder gespeichert (repliziert), sondern Daten werden unmittelbar dynamisch an die Ausgabe übertragen. So ist sichergestellt, dass Daten in Echtzeit für Reporting und Analytics zur Verfügung stehen und für Entscheidungen genutzt werden können.

Mein Lieblingszitat aus dem Artikel ist: „Die Denkweise muss sich dahingehend ändern, Daten zu verbinden, statt sie zu sammeln". Wir bei EPI-USE bieten den Connector an, mit dem unsere Kunden ihre kritischen, schwer zugänglichen Daten an ihre externen Analytics Lösungen weiterleiten können, z. B. an Microsoft PowerBI, Tableau, SAP Data Warehouse Cloud (DWC) und SAP Analytics Cloud (SAC). 

Sie können sich gerne an uns wenden, wenn Sie den Connector in Aktion sehen möchten.   

In meinem nächsten Blog gehe ich ausführlich auf den zweiten Punkt im Artikel ein: Gewährleistung zur Verarbeitung aller Datentypen.