Wie kann ich in SAP den Überblick behalten, welche Mitarbeiter geimpft sind?

In diesen beispiellosen Zeiten fragen sich Arbeitgeber, wie sie in ihrem SAP-System den Überblick behalten können, welche Mitarbeiter bereits die COVID-19-Impfung erhalten haben.

Vergleichbare Fälle sind bislang noch nicht dagewesen. Wie bei jeder Verfolgung vertraulicher Mitarbeiterdaten bräuchten Arbeitgeber rechtliche Beratung, damit sichergestellt ist, dass sie alle einschlägigen nationalen, regionalen und internationalen Rechtsvorschriften (wie etwa HIPPA in den USA und die DSGVO weltweit) einhalten.

In manchen Regionen gelten viel strengere Rechtsvorschriften als in anderen. So gibt es zu diesem Thema zum Beispiel eine interessante Geschichte über H&M in Europa. Ich gebe hier keine Rechtsberatung darüber, was in Ihrer Region geeignet ist. Ich kann aber auf Folgendes hinweisen: Für alle Informationen, die Sie für Ihre Mitarbeiter erfassen DÜRFEN, können Sie in Ihrem SAP®-System einfach einen eigenen Infotyp zum Speichern dieser Daten anlegen.

SAP HR Kunden verwenden Infotypen zum Speichern von Mitarbeiterinformationen, ein paar der beliebtesten sind im Folgenden aufgeführt:

Jeder Infotyp hat eine vierstellige numerische Bezeichnung, zum Beispiel Infotyp 0008 für Basisbezüge. Bestimmte Nummernbereiche geben die Arten der Daten im Infotyp an. Zum Beispiel: Daten der Personaladministration sind in Infotypen im Nummernbereich 0000 bis 0999 zu finden. Daten in Bezug auf Personalplanung und Organisationsmanagement finden sich im Bereich 1000 bis 1999. Zeitwirtschaftsdaten sind im Bereich 2000 bis 2999 zu finden, und Bewerberdaten in Infotypen im Bereich 4000 bis 4999.

Kundeneigene Infotypen

In Ihrem SAP HCM-System stehen tausende Infotypen zur Verfügung, die jeweils zur Speicherung unterschiedlicher Daten vorgesehen sind. Viele SAP HCM-Kunden verwenden auch so genannte benutzerdefinierte Infotypen zum Speichern von Daten, die in den mitgelieferten Feldern von SAP HCM womöglich keinen formalen Platz haben. Anpassungen an einem System sind normalerweise nicht zu empfehlen. In SAP ist es jedoch nicht unbedingt eine Anpassung, da SAP eine Struktur zum Hinzufügen eigener Daten bereitstellt. Diese benutzerdefinierten Infotypen werden als kundeneigene Infotypen bezeichnet. Sie können nach Belieben im Nummernbereich 9000 bis 9999 angelegt und verwendet werden.

Anlegen Ihres kundeneigenen Infotyps

Die folgende Kurzanleitung aus dem SAP-Wiki beschreibt, wie Sie einen eigenen Infotyp anlegen.  Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie selbst definierte HR-Infotypen anlegen möchten:

1. Öffnen Sie die Transaktion PM01.
2. Geben Sie die Nummer des selbst definierten Infotyps ein, den Sie anlegen möchten (eine beliebige Zahl im Bereich 9000-9999). Nehmen wir an, ich habe mich für 9090 entschieden.
3. Wählen Sie das Optionsfeld „Mitarbeiterinfotyp“ und das Optionsfeld „PS-Struktur Infotyp“ im Gruppenfeld „Subobjekte“. Die PS-Struktur ist der Teil des Infotyps Tabelle, der spezifisch für diesen Infotyp ist. Der Anfang der Tabellendefinition, der allen Infotyp-Tabellen (PERNR, SUBTY, BEGDA, ENDDA usw.) gemeinsam ist, wird automatisch hinzugefügt, so dass Sie diese Felder nicht ergänzen müssen.
4. Klicken Sie auf „Objekte anlegen“.
5. Daraufhin wird das Popup-Fenster „Dictionary-Objekt anlegen“ angezeigt. Klicken Sie in diesem Fenster auf „Anlegen“, um die PS-Struktur Ihres Infotyps anzulegen.
6. Füllen Sie die PS-Struktur mit den gewünschten Feldern für Ihren Infotyp. In meinem Beispiel habe ich zunächst selbst definierte Datenelemente in SE11 als Komponententyp angelegt, sodass meine Feldkurzbeschreibungen mit der Bedeutung des Feldes übereinstimmen.
   
7. Speichern und aktivieren Sie die PS-Struktur. An dieser Stelle müssen Sie einen Transport angeben, mit dem die Struktur später in die Produktion übernommen wird.
8. Öffnen Sie das Einstiegsbild PM01.
9. Klicken Sie auf die Drucktaste „Infotypeigenschaften“. Das Listenbild „Infotyp“ wird im Anzeigemodus dargestellt.
10. Klicken Sie auf „Ändern“.
11. Klicken Sie auf „Neue Einträge“.
12. Geben Sie Ihre Infotypnummer (9090) und den Kurztext (Impfstatus) ein.
13. Geben Sie die verschiedenen Infotypeigenschaften entsprechend Ihren Anforderungen ein. Sie können auch auf Standardeigenschaften von Infotypen Bezug nehmen.
    
14. Klicken Sie auf „Speichern“.
15. Öffnen Sie das Einstiegsbild PM01.
16. Klicken Sie auf die Drucktaste „Technische Attribute“. Das Listenbild „Infotyp“ wird im Anzeigemodus dargestellt.
17. Klicken Sie auf „Ändern“.
18. Wählen Sie Ihren Infotyp aus der Liste der Infotypen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Übersicht“.
19. Geben Sie T591A als Subtyp Tabelle an.
20. Geben Sie T591S als Subtyp Texttabelle an.
21. Geben Sie im Feld „Subtyp“ das Feld in Ihrer Struktur an, das Sie mit dem Subtyp verknüpfen möchten, oder lassen Sie dieses Feld und die beiden vorherigen Felder leer, wenn Sie keine Subtypen benötigen. Die Subtypen für einen Infotyp können über die Sicht V_T591A eingegeben werden.
22. Jetzt wurde der Infotyp angelegt und kann verwendet werden.
    
23. Siehe hier

Reporting über Ihre eigenen Infotypen

Die einzige SAP-zertifizierte Reporting-Lösung für Echtzeit-Reporting über SAP HCM und Payroll ist Query Manager. Query Manager bietet die Möglichkeit, über praktisch alle Daten in Ihrem SAP-System Bericht zu erstatten, auch über vom Kunden angelegte eigene Infotypen. Wenn Sie also einen kundenspezifischen Infotyp angelegt haben und diese Daten in einen Report, ein Mitarbeiterdokument oder eine Schnittstellendatei aufnehmen möchten, können Sie es einfach mit Standardfunktionen von Query Manager tun.

Kurzum: Ich kann Ihnen keinen Rat geben, ob Sie diese Daten für Ihre Mitarbeiter nachfragen, sammeln und/oder speichern dürfen. Aber ich kann Ihnen versichern, dass Sie über alle Daten, die in Ihrem SAP-System vorhanden sind, problemlos mit Query Manager Bericht erstatten können.