Aufgrund der Komplexität einiger Queries entschied sich Klosterfrau für ein Key-User-Prinzip im HR-Reporting. Das bedeutete, dass SAP-HCM Benutzer, die nicht als Key-User bestimmt waren, von vornherein keine Berechtigung auf die entsprechenden Transaktionen bekamen. Dieses Szenario schützte Klosterfrau zwar vor fehlerhaften Reports, schränkte allerdings die Flexibilität im HR-Reporting massiv ein und nahm einen Großteil der Ressourcen der Key-User in Anspruch. 

Nach einer kurzen Sondierung des Marktes fiel die Entscheidung relativ schnell pro Query Manager von EPI-USE Labs, da dieser im Gegensatz zu anderen Anbietern alle Datenbereiche im SAP HCM abdeckt und nahezu beliebig in einer Query verknüpfen kann. Zudem punktet der Query Manager mit einer sehr einfachen Bedienung und Administration.

Mit der Einführung des Query Managers haben sich die Prozesse des HCM-Reporting bei Klosterfrau gravierend verändert. Da mit dem Query Manager fast jede Reporting-Anforderung ohne ABAP-Programmierung umgesetzt werden kann, verzichtet Klosterfrau nahezu vollständig auf externe Programmierungen. Das Szenario, mehrere Auswertungen laufen zu lassen und diese ggf. über Access zusammenzuführen entfällt genauso, wie die damit verbundenen Aufwände zur Fehlerkorrektur und -überprüfung. Hinzukommt, dass fortan jeder Mitarbeiter der Personalabteilung Zugriff auf den Query Manager und damit die Möglichkeit zum Auswerten bestimmter Daten hat. Dabei hilft das Rollenkonzept des Query Manager, das Klosterfrau erlaubt, zusätzlich zu den ohnehin geltenden SAP HCM Berechtigungen, eigene Rollen für die Nutzung des Query Manager an die Mitarbeiter zu vergeben. So können auch nicht SAP-affine Nutzer Zugang zum Query Manager bekommen und dort für sie hinterlegte Vorlagen ausführen. 

Für dieses Szenario hat Klosterfrau im Query Manager Desktop die Registerstruktur genutzt und thematisch geordnet. Anschließend wurde den Personalmitarbeitern, nach thematischer Zuständigkeit, Zugriff auf die entsprechenden Reiter mit den darin liegenden Reportvorlagen gegeben. Für eine weitere große Zeitersparnis sorgt die Funktionalität des Query Managers Listen problemlos als Kreuztabelle oder Summenlisten darstellen zu können oder auch Formelfelder, mit einzelnen Berechnungen, direkt in der Query einzubinden zu können. Auf diese Weise fallen zum einen eine Vielzahl der im SAP Standard anfallenden Nacharbeiten einfach weg und zum anderen werden diese automatischen, direkt im System generierten Berechnungen auch bei der Wirtschaftsprüfung sehr gerne gesehen, da hier keine externen Schritte mehr dazwischen liegen.