4 Gründe, warum Datenarchivierung und das Auslaufen von Legacy-Systemen für SAP Kunden entscheidend sind

Von 2020 bis 2022 stiegen die Datenvolumen von Unternehmen durchschnittlich um 42 % pro Jahr. Die immense Menge an gesammelten, gespeicherten und verarbeiteten Daten verursacht Kosten. Denn mit wachsenden Datenbanken steigen die Speicherkosten. Die Verwaltung von Daten bei der Stilllegung von Legacy-Anwendungen erfordert eine aktive Beteiligung der IT-Teams.

Die Einstellung und Archivierung verzögern sich oft, weil andere Projekte Priorität haben, was die Kosten erhöht, obwohl die Anwendungen nicht mehr benötigt werden. Dennoch bieten das Auslaufen und die Archivierung von Daten mehrere bedeutende Vorteile.

Warum ist Datenarchivierung für SAP wichtig

Warum sollten Sie Ihre Legacy-SAP-Anwendung auslaufen lassen und Daten zur Anzeige/Lesezugriff verschieben? Es gibt mehrere Gründe, wie z.B.:

Unabhängig vom Grund ist die Aufrechterhaltung einer aktiven SAP-Anwendung und Daten kostspielig. Mit einer Datenarchivierungsstrategie können Sie wertvollen Speicherplatz freigeben, um Kosten zu kontrollieren, die Systemleistung und Zuverlässigkeit zu verbessern, Datenkonformität und Governance aufrechtzuerhalten sowie Verwaltung und Wartung zu vereinfachen.

Hier sind vier Hauptgründe, warum die Archivierung von SAP-Daten für moderne Unternehmen entscheidend ist:

1. Kostenkontrolle

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, historische Daten – selbst Daten, die seit Jahren nicht abgerufen wurden – in einer aktiven Datenbank zu belassen. Solche Daten werden gelegentlich für Analysen benötigt, um Trends zu identifizieren und Entscheidungen zu treffen. Je größer die Datenbank wird, desto mehr Ressourcen werden verbraucht, was zu den Gesamtbetriebskosten beiträgt. Speicherplatz ist zwar relativ preiswert, aber er summiert sich schnell. Hinzu kommen Kosten für Verwaltung und Betrieb. Eine Studie von Gartner zeigt, dass Verwaltungskosten für ein TB-Speicherplatz fünf bis sieben Mal höher sind als die tatsächlichen Speicherkosten. Dies trifft besonders auf SAP HANA-Datenbanken zu.

Durch das Auslaufen von SAP und das Verschieben von Daten in die Langzeitarchivierung können Sie den Datenzugriff beibehalten, aber Ihre Infrastruktur optimieren und Ressourcen effizienter zuordnen. Sie können beispielsweise die vorhandenen Daten behalten, aber die SAP-Unterstützung einstellen. Bei der Archivierung von On-Premise Daten müssen Sie sich keine Gedanken mehr über ständige Hardware-Upgrades machen und nur die vorhandenen Ressourcen warten. 

Die Archivierung von Daten ermöglicht Ihnen den Speicherbedarf und die Kosten für Wartung und Lizenzierung reduzieren. Durchschnittlich werden Anwendungsdaten im Archiv um das Fünffache komprimiert, obwohl dies je nach Archivobjekten und Anwendungsdaten variieren kann. Wenn Sie Daten archivieren, benötigen sie weniger Platz, was die Kosten weiter senkt und die Daten aus den aktiven Datenbanken im Arbeitsspeicher entfernt.

2. Systemstabilität verbessern

Je größer die Datenbank, desto mehr Belastung für die Rechenressourcen. Dies kann die Stabilität und Zuverlässigkeit von SAP-Systemen beeinträchtigen. Durch Archivierung nicht verwendeter Daten wird die Systemstabilität verbessert und gleichzeitig das Risiko von Systemausfällen reduziert. Eine unterbrechungsfreie Betriebssicherheit ist für Unternehmen, die hohe Verfügbarkeitsanforderungen haben, entscheidend.

Die durchschnittliche Firma verwaltet bereits jetzt eine enorme Datenmenge, die immer weiter wächst. Die ständig zunehmende Vielfalt von Datenquellen, Anforderungen von Anwendungen, unstrukturierten Daten, Verfolgung von Kundendaten und behördlichen Anforderungen erzeugt im Laufe der Zeit dramatisch mehr Daten. Das Archivieren schafft Platz, ohne die Systemleistung zu beeinträchtigen.

3. Einhaltung von Vorschriften und Verwaltung

Viele Branchen haben strenge rechtliche und regulatorische Anforderungen hinsichtlich sicherer Datenspeicherung, -nutzung und -aufbewahrung. Bei der Stilllegung von Anwendungen ist das Archivieren von Daten entscheidend, um Vorschriften hinsichtlich erforderlicher Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Anstatt Daten zu löschen, kann auf archivierte Daten immer noch bei Bedarf zugegriffen werden, sei es für Datenteams oder Dokumentationen im Falle rechtlicher Verfahren, Prüfungen oder Anfragen zur Einhaltung.

Durch klare Datenretentionsrichtlinien, Zugriffskontrollen und das Management des Datenlebenszyklus können Sie leichter Governance- und Informationsmanagementrichtlinien einhalten.

Archivieren hilft, den Datenschutz zu sichern. Archivierte Daten, die von aktiven Anwendungen getrennt sind, reduzieren das Risiko von Verstößen oder unbefugtem Zugriff. Das Archivieren reduziert auch potenzielle Risiken von Datenkorruption oder versehentlichen Änderungen. Wenn Daten mit vollständiger Rückverfolgbarkeit gespeichert und kontrolliert werden, können Sie revisionsfeste Dokumentation erstellen, z.B. durch das Festlegen auf "schreibgeschützt" bei der Abfrage.

Viele Unternehmen haben die Archivierung von Daten nicht priorisiert, was sie aufgrund der Überkonservierung von Daten finanziellen und rechtlichen Risiken aussetzt. Während unterschiedliche Branchen unterschiedlichen Vorschriften zur Einhaltung von Datenschutzgesetzen unterliegen, kann das Archivieren historischer Daten und das Löschen von Daten im Einklang mit Datenverwaltungspolitiken zur Risikominderung beitragen.

4. Vereinfachung von Verwaltung und Migration

Bei der Aktualisierung oder Migration von SAP-Systemen ist die Datenarchivierung wichtig, um die Größe der aktiven Datenbanken zu reduzieren und den Prozess zu vereinfachen. Dies hilft, unnötige Datenübertragungen zu vermeiden. Dadurch wird der Zeit- und Kostenaufwand für die Datenmigration reduziert und das Risiko von Datenverlust oder -korruption verringert.

Das Sichern und Wiederherstellen großer Datenbanken ist zeitaufwendig und ressourcenintensiv. Durch das Archivieren von Legacy-SAP-Daten werden Backup- und Wiederherstellungsvorgänge effizienter. Kleinere Datenbanken benötigen weniger Zeit für Backups, Wiederherstellungen, System- und Software-Upgrades.

Administratoren können die Systemleistung effizienter überwachen und Anwendungen mit optimierten Daten verwalten, was es erleichtert, sich auf kritische Bereiche zu konzentrieren und die Systemgesundheit zu verwalten.

Das Auslaufen von nicht verwendeten oder veralteten SAP-Anwendungen und das Archivieren von SAP-Daten sind entscheidend, um Kosten und Leistung zu optimieren, Verwaltung und Migration zu vereinfachen und Governance und Compliance durchzusetzen. Die Entscheidung darüber, welche Daten archiviert werden sollen, und die effiziente Umsetzung können jedoch komplexer sein, als Sie vielleicht denken. Ein typisches SAP-System kann beispielsweise mehr als 30.000 Anwendungsdatentabellen enthalten. Eine einzelne Transaktion kann 50-70 zugrunde liegende Tabellen berühren, und die Verknüpfungen zwischen diesen Tabellen sind nicht immer sofort ersichtlich.

Es können auch Abhängigkeiten zu anderen Arten von Daten bestehen, einschließlich Stammtabellen, die in einem völlig anderen Datensatz gespeichert sind. Die Anpassung von Werten kann das Archivieren weiter komplizieren, insbesondere beim Auslaufen einer bestehenden Datenbank und gleichzeitigem Beibehalten aktueller Informationen.

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