Chaque organisation a des formulaires et des documents qui doivent être complétés en suivant un modèle ou une conception spécifique. Ces formulaires peuvent inclure des documents fiscaux, des formulaires d'inscription, des formulaires gouvernementaux, etc. Par le passé, nos clients devaient utiliser des outils tels que SAP Script pour produire ces documents complexes via un processus long et compliqué. Ce processus nécessitait la création et la conception du document dans un mandant de développement par un programmeur qualifié, son transport respectif vers un mandant d'assurance qualité (QA) à des fins de test, puis vers un mandant de production pour son utilisation, en répétant ce processus à chaque itération et mise à jour.
Avec Document Builder d’EPI-USE Labs intégré à Query Manager, cette tâche est devenue facile à réaliser. Dans ce court article, je vais vous montrer comment j'ai rempli un formulaire gouvernemental standard à partir des données de mon système SAP HR/Payroll.
Dans cet exemple, j’ai utilisé le formulaire UI-19 du gouvernement Sud-Africain : Déclaration d’information sur les employés de commerciaux et les travailleurs employés dans un ménage privé.
Ce formulaire gouvernemental doit être soumis par un employeur au plus tard le septième jour de chaque mois. Il informe le commissaire de tout changement survenu au cours du mois précédent concernant les coordonnées de l'employeur ou la rémunération des employés, y compris les nouvelles nominations et les départs de l’entreprise. L'employeur doit transmettre le formulaire à la Caisse d'assurance-chômage (UIF).
Création du rapport dans Query Manager
Commencez par créer un rapport définissant tous les champs de données que vous souhaitez inclure dans le document. Ceci est facile grâce à Query Manager, notre solution certifiée SAP ayant accès à toutes les données critiques du système SAP (et au-delà). La création de rapports est extrêmement simple : sélectionnez les champs et faites-les glisser dans votre rapport.
L'exemple ci-dessous montre le concepteur de Query Manager dans lequel j'ai ajouté ou créé les champs que je voulais afficher dans mon formulaire :
Conception du document dans Document Builder
Maintenant que j’ai la liste des champs que je souhaite inclure dans mon formulaire, j’utilise simplement Document Builder pour concevoir un document de qualité professionnelle. L'utilisation de cette solution est intuitive et familière, car elle inclut un concepteur visuel et une interface utilisateur intuitive, y compris des champs et contrôles de type glisser-déposer, ainsi que des aides au moment du design qui vous permettent de créer facilement des conceptions professionnelles. Vous pouvez également personnaliser des éléments via des éditeurs de propriétés, positionner les éléments avec précision à l'aide de règles et d'une grille d'alignement ou encore afficher et saisir des coordonnées précises, tout en utilisant votre système de mesure préféré (métrique, impérial, points), etc.
Vous remarquerez que l’espace de travail de Document Builder a l’air familier car il contient les fonctionnalités incluses dans un éditeur de document classique tel que Microsoft Word, grâce auxquelles vous pouvez insérer des tableaux, formater, insérer des objets et visualiser vos données à l’aide d’un vaste choix de commandes. Il est notamment possible d’utiliser des textes au format riche, des images, des arrière-plans, des filigranes, du contenu dynamique et des graphiques (barres, camembert, ligne, nuage de points).
Visualiser et envoyer votre rendu final
Une fois que j'ai conçu mon document et inséré les champs du rapport créé précédemment, je suis prêt à visualiser le résultat.
Vous remarquerez que mon document s'affiche dans SAP via une visionneuse Adobe PDF et que le résultat est au format requis par le formulaire fourni par le gouvernement. En utilisant Query Manager et Document Builder, je peux également automatiser la planification et la distribution de ce document à envoyer au besoin, sans aucune intervention manuelle.
Il est également possible de soumettre un fichier en bloc à l'UIF au lieu du formulaire UI-19, mais une entreprise peut toujours choisir de soumettre le formulaire individuel généré.
Votre système SAP ERP contient des informations essentielles pour vous aider à gérer votre entreprise. Document Builder vous aide à créer des lettres, des documents, des rapports et des visualisations au format riche pour une distribution automatisée aux employés, aux gestionnaires et aux partenaires commerciaux.
Cette solution innovante certifiée pour SAP NetWeaver a été développée par EPI-USE Labs dans le cadre de Query Manager, la solution de génération de rapports la plus employée par les utilisateurs de SAP HCM.
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Si vous souhaitez obtenir une démonstration de la solution Query Manager ou Document Builder, contactez notre équipe : sales.france@labs.epiuse.com |
Query Manager 4 et Document Builder™ sont certifiés SAP NetWeaver.