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AMMINISTRAZIONE LOCALE DELL’ISOLA DI WIGHT:MIGRAZIONE AGEVOLE CONIL CLOUD DI EPI‑USE LABS
INFORMAZIONI SULL’ISLE OF WIGHT COUNCIL
L’Isle of Wight Council è una cosiddetta “unitary authority”, un’area ad amministrazione unitaria che copre l’intera Isola di Wight, in prossimità della costa meridionale dell’Inghilterra. Il Council è stato istituito nel 1995 in sostituzione del consiglio di contea dell’Isola di Wight e delle circoscrizioni di Medina e South Wight. Il Council è competente in materia di servizi pubblici che vanno dalla scuola ai trasporti, passando per urbanizzazione, assistenza sociale, biblioteche, regolamenti commerciali e gestione dei rifiuti.
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Il nostro sistema SAP era installato on‑premise e l’intero hardware era praticamente giunto a fine vita, per cui si trattava di lanciarsi in un oneroso investimento in nuove macchine, oppure di cercare una via alternativa. Abbiamo scelto l’hosting nel cloud. Eravamo piuttosto limitati anche per quanto concerne la capacità di tenere i sistemi aggiornati. Con la migrazione al cloud abbiamo colto l’occasione per passare a una versione più evoluta di SAP a livello di patch di aggiornamento e di pacchetti di caratteristiche avanzate.
Gavin Muncaster, Direttore strategico dei servizi ICT & Digitali, Isle of Wight Council
SAP è al cuore dei processi amministrativi e di HR dell’amministrazione locale dell’Isola di Wight, il “Council”. Posto dinanzi alla sfida di un hardware in via di obsolescenza, il Council doveva decidere se rinnovare il parco infrastrutturale o valutare opzioni di re‑platforming e di hosting. Il team Basis si è affidato a Data Sync Manager™ per aggiornare l’ambiente non di produzione e ha manifestato interesse per un impegno di servizio finalizzato alla migrazione del sistema di produzione SAP dalla piattaforma esistente alla nuova. Il Council ha valutato i benefici del passaggio a S/4 e SuccessFactors rispetto alla permanenza nell’ambiente on‑premise. Hanno passato al vaglio le opzioni cloud e richiesto una migrazione rapida dei sistemi SAP a una nuova infrastruttura cloud a costi contenuti, per emanciparsi dai vincoli dell’attuale piattaforma e mitigare il rischio di guasto dei sistemi.
Le sfide dell’Amministrazione dell’Isola di Wight:
- Hardware in obsolescenza
- Forza lavoro prossima al pensionamento
- Sistemi SAP non aggiornati da tempo
- Vincoli di bilancio
- Imminente collo di bottiglia del controllo delle versioni di SAP HR sulla versione kernel
- Necessità di abbandonare Windows 2003 e SQL Server 2005
Nel quadro della gara d’appalto a procedura aperta, EPI‑USE Labs ha presentato un’offerta per prestazioni di migrazione e hosting, unitamente ad altre parti interessate, e si è vista aggiudicare il contratto.
Temevamo che alcune particolarità del nostro sistema avrebbero potuto causare problemi a EPI‑USE Labs. Fortunatamente non è andata così. Ogni questione è stata affrontata e risolta. Anche il più piccolo ostacolo è stato superato, il che ci è stato di grande conforto.
- Dean Finlayson, Responsabile sviluppo applicazioni Corporate, Isle of Wight Council
LA SCELTA: SERVIZI CLOUD E GESTITI EPI‑USE LABS
Alla chiusura dell’offerta pubblica, il Council dell’Isola di Wight ha scelto EPI‑USE Labs per ospitare il proprio ambiente SAP ed eseguirlo mediante servizi gestiti appoggiandosi sul cloud privato iHost di EPI‑USE Labs residente a Londra e Amsterdam. EPI‑USE Labs ha condotto le sessioni di avvio del progetto e blueprinting presso le strutture dell’Amministrazione per presentarsi e illustrare il proprio approccio agli interlocutori direttamente interessati.
2 Un processo di migrazione iterativo
La metodologia EPI‑USE Labs chiama in causa il cliente fin dal giorno 1, chiedendogli di raccogliere quante più informazioni possibili per programmare i vari passaggi e definire la tempistica del progetto da avviare. Questa procedura ruota attorno a una migrazione progressiva dell’infrastruttura: sviluppo, QA e infine produzione. A ogni fase, i sistemi migrati vengono testati e i riscontri emersi vengono reimmessi nel progetto, migliorando la transizione alla fase successiva e innalzando il grado di fiducia del cliente verso la soluzione. Il team reagisce all’evoluzione delle richieste del cliente per l’intera durata dell’impegno, mantenendo un atteggiamento di agilità, a ulteriore testimonianza della ferma volontà di EPI‑USE Labs di garantire con puntualità il risultato atteso.
Una transizione agevole
I test condotti lungo l’intero processo hanno fatto sì che una volta passati alla produzione e al go‑live abbiamo avuto la certezza che gran parte dei problemi erano stati risolti. La transizione è avvenuta nel corso di un fine settimana ed è proceduta incredibilmente senza intoppi. Avendo seguito un certo numero di progetti in questi ultimi anni, posso dire che questo è stato probabilmente il meno problematico in assoluto, fatta eccezione per alcuni disagi iniziali di poco conto, e questo ci ha fatto molto piacere.
- Dean Finlayson, Responsabile sviluppo applicazioni Corporate, Isle of Wight Council
Posso dire in tutta sincerità che un’alta percentuale di utenti non si è neppure accorta di quanto accaduto. È stato quindi il progetto ideale, con un miglioramento delle performance e interruzioni dell’accesso minime se non nulle, grazie proprio alla regolarità della migrazione.
- Gavin Muncaster, Direttore strategico dei servizi ICT & Digitali, Isle of Wight Council
RISULTATO E VANTAGGI
Una soluzione sicura senza costi aggiuntivi
I timori dell’amministrazione locale in ordine alla sicurezza sono stati affrontati assicurando l’applicazione dei corretti standard e accreditamenti nell’ambito del processo, oltre a chiedere e ottenere che i dati venissero ospitati nel Regno Unito e in Europa. Un’altra fonte di preoccupazione riguardava le possibili ripercussioni sul Council del passaggio da un modello di finanziamento CAPEX a un sistema OPEX, e come gestirlo al meglio. Timori che per l’Amministrazione dell’Isola di Wight si sono rivelati infondati, anche perché, avendo dismesso alcune funzionalità per effetto della migrazione, l’operazione non ha inciso sui costi.
“Avremmo dovuto affrontare un investimento da £600 000 ‑ £700 000, che avrebbe risolto il problema dell’hardware, ma non avrebbe sciolto nessuno dei nodi relativi al controllo delle versioni e ai patch di aggiornamento o dei limiti in termini di resilienza, knowledge base e capacità di sviluppo. Il passaggio al cloud condotto in questo modo ha aperto la strada a numerose opzioni. Ora abbiamo tutti i pacchetti di caratteristiche avanzate, migliori opzioni di disaster recovery e resilienza dei sistemi, il che per noi significa un enorme vantaggio in più.”
- Gavin Muncaster, Direttore strategico dei servizi ICT & Digitali, Isle of Wight Council
Supporto a costi contenuti
“Rispetto a molte organizzazioni più grandi, il nostro team interno di assistenza è relativamente limitato. Non eravamo decisamente attrezzati per sfruttare al meglio il prodotto così come ci veniva fornito. Ecco allora l’enorme vantaggio di poter disporre praticamente di un intero team di supporto presso EPI‑USE Labs, che di fatto non aveva senso allestire internamente.”
- Dean Finlayson, Responsabile sviluppo applicazioni Corporate, Isle of Wight Council
Un rapporto di stretta collaborazione
“Sono molte le aziende che propongono accordi di partnership e promettono di ascoltare le tue preoccupazioni. Alla resa dei conti, poi, queste si rivelano essere solo chiacchiere. Con EPI‑USE Labs, invece, la comunicazione è stata eccellente e abbiamo costruito un rapporto di forte vicinanza; siamo stati regolarmente in contatto sia prima che dopo il go‑live. Le buone relazioni non si sono mai interrotte.”
- Dean Finlayson, Responsabile sviluppo applicazioni Corporate, Isle of Wight Council
La strada da seguire
In un momento successivo, EPI‑USE Labs ha inoltre formulato raccomandazioni per la migrazione a NetWeaver Business Client e EHP8, con conseguente dismissione del portale e ulteriori risparmi sui costi. EPI‑USE Labs continua a operare in stretta collaborazione con il Council dell’Isola di Wight attraverso ulteriori prestazioni consulenziali su miglioramenti e risparmi relativi alla loro infrastruttura SAP.
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