L’università di Purdue è un istituto pubblico di ricerca universitaria con sede a West Lafayette, nello Stato dell’Indiana, e rappresenta la sede emblematica dell’omonimo sistema, fondato nel 1869 quando John Purdue, imprenditore di Lafayette, decise di donare i terreni e i fondi necessari per la creazione di un college specializzato in discipline scientifiche, tecnologiche e agrarie. Il campus principale sito a West Lafayette offre più di 200 corsi di specializzazione, 69 master e programmi di dottorato, oltre a diplomi professionali in farmacia e medicina veterinaria. Membro della prestigiosa Big Ten Conference, la Purdue vanta anche 18 gruppi sportivi intercollegiali e più di 900 organizzazioni studentesche. L’Università si classifica al quarto posto negli Stati Uniti per popolazione studentesca, e nel 2018 ha migliorato la sua posizione nella speciale graduatoria globale del Time Magazine raggiungendo il 60° posto.
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L’università di Purdue ha stretto una partnership con EPI-USE Labs per sostenere l’opera di riprogettazione dei processi di business e portare a termine i propri obiettivi strategici attraverso la ristrutturazione dei servizi di contabilità per riconciliare la gestione finanziaria ed eseguire proiezioni affidabili, migliorare la user experience, rafforzare la trasparenza e la reportistica e automatizzare i principali processi aziendali eliminando le ridondanze e rimuovendo il cartaceo da tutte le procedure. Contestualmente alla ridefinizione della struttura amministrativa, Purdue ha compiuto il passaggio a SAP S/4HANA 1610.
Il passaggio a S/4HANA è stato necessario per consentire all’Università di trarre vantaggio dalle innovazioni future. L’eccessiva complessità della struttura amministrativa impediva alla Purdue di creare rapidamente la necessaria rendicontazione finanziaria ai vari livelli direzionali. L’assenza di una standardizzazione in termini di elementi, termini, buone pratiche e procedure si ripercuoteva sull’integrità dei dati. A causa della complessità, operazioni in apparenza semplici come lo spostamento delle unità con i rispettivi parametri finanziari si rivelavano processi lunghi e difficili. Era giunto il tempo di ricostruire e ridefinire la struttura finanziaria portante, sfruttando le funzionalità SAP e organizzando i dati in modo da sciogliere il nodo della rendicontazione.
Essendo alla ricerca di un partner per ospitare il proprio sistema S/4HANA, alla Purdue non erano intenzionati a destinare risorse per un sistema amministrativo che li avrebbe costretti ad apprendere nuove tecnologie. EPI-USE Labs ha offerto:
Il progetto Transform Purdue è stato un’impresa ambiziosa che ci ha imposto scelte oculate a livello di software e partner di implementazione per poter riuscire. Il passaggio a SAP S/4HANA ci ha consentito di ammodernare i processi di business, con una conseguente riduzione dei costi annui e uno sfruttamento migliore del nostro investimento in SAP. Se a questo aggiungiamo la solida reputazione di EPI-USE nel trasformare il modo di fare impresa da parte del mondo universitario, ecco che abbiamo ottenuto la combinazione vincente. Siamo fortemente intenzionati a proseguire questa collaborazione, sostenendo la missione fondante dell’università, quella di essere un faro dell’istruzione da cui diffondere la conoscenza a livello globale.
Victoria Farnsworth, Executive Director, IT Enterprise, Università di Purdue
Siamo rimasti assolutamente soddisfatti dagli esiti iniziali della trasformazione finanziaria e dalla nostra partnership con EPI-USE ed EPI-USE Labs. Insieme siamo riusciti a dare vita a una visione per strutture e processi amministrativi e a creare una tecnologia che rafforzi in modo significativo la nostra trasparenza finanziaria, creando al contempo un flusso di lavoro automatizzato, efficiente e libero dalla carta.
Timothy Werth, Senior Director, Business Process Re-engineering, Università di Purdue
Nell’ambito dell’iniziativa denominata “Transform Purdue”, l’istituto ha affidato la migrazione, l’hosting e la gestione di tutti i suoi sistemi SAP a EPI-USE Labs, società globale di soluzioni software e servizi gestiti. Sono inclusi S/4HANA, BW, GRC, PI/XI, HCM/Payroll e opzioni di self-service per oltre 30.000 dipendenti di quattro campus.
Per consentire a Purdue di studiare accuratamente le motivazioni economiche della trasformazione e la strategia di migrazione, EPI-USE Labs ha condotto una rapida migrazione su cloud di due settimane con conversione a S/4HANA tramite AWS. Considerando fattori quali l’ampiezza dell’ambiente SAP, l’entità delle personalizzazioni e il desiderio di preservare lo storico esistente, Purdue ha optato per l’approccio alla conversione da un sistema SAP ECC 6.0 esistente a S/4HANA 1610.
Per assicurare perfetta ridondanza, i sistemi gestiti sono ospitati in due data center di EPI-USE Labs, entrambi situati negli Stati Uniti. Il team Servizi gestiti di EPI-USE Labs si affida al proprio software Unified Platform per monitorare, automatizzare e orchestrare questa complessa infrastruttura, a Data Sync Manager per tenere sempre aggiornati i sistemi non produttivi e mascherare i dati sensibili e a Client Central come strumento di tracciamento della gestione di incidenti e modifiche con i vantaggi seguenti:
Vi risparmia tempo
Flessibilitá di generare report
Non ha bisogno di Custom ABAP
Self-service report e Risorse Umane Manager
Meno pressioni sul team informatico, per esempio Infoset customising eliminati
Controllo centrale dei report
Implementazione veloce – meno di un giorno
Le autorizzazione SAP sono trasferibili
Solo due giorni di training necessari