Warum Unternehmen auf digitale Spesenabrechnung setzen sollten

Warum Unternehmen auf digitale Spesenabrechnung setzen sollten

Wer kennt es nicht? Der Papierbeleg geht auf mysteriöse Weise verloren, die manuelle Eingabe ist fehleranfällig und am Ende dauert die Spesenabrechnung länger als die eigentliche Geschäftsreise. Doch es geht auch anders! Die Digitalisierung der Spesenabrechnung mit einer Lösung wie Edi bringt Unternehmen nicht nur mehr Effizienz, sondern auch eine ganze Reihe weiterer Vorteile, die den Arbeitsalltag erleichtern.

Mehr als nur eine Zeitersparnis

Mit einer digitalen Lösung werden Fehlerquellen minimiert – falsche oder doppelte Abrechnungen gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig erhalten Unternehmen einen vollständigen Überblick über alle Spesen in Echtzeit und können Budgets effektiver steuern. Auch der administrative Aufwand sinkt erheblich, da Mitarbeiter keine Papierbelege mehr sammeln oder mühsam erfassen müssen.

Ein besonders wichtiger Aspekt ist die nahtlose Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme. Dadurch lassen sich Spesenabrechnungen effizienter und transparenter abwickeln. Und nicht zu vergessen: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird durch eine digitale, revisionssichere Archivierung gewährleistet – Compliance-Probleme? Fehlanzeige!

Warum gerade Edi?

Spesenmanagement ist für Unternehmen ein oft leidiges, aber unvermeidliches Thema. Edi macht diesen Prozess nicht nur einfacher, sondern auch effizienter. Hier sind einige der größten Vorteile auf einen Blick:

• Maximale Kontrolle & Effizienz: Alle Spesen werden digital erfasst, analysiert und in bestehende Systeme integriert – für eine optimale Budgetkontrolle.
• Sicherheit und Qualität "Made in Switzerland": Höchste Sicherheitsstandards sorgen dafür, dass sensible Daten bestens geschützt sind.
• Individuelle Integration: Edi lässt sich flexibel in die IT-Landschaft eines Unternehmens einbinden und passt sich an individuelle Anforderungen an.

Die Top-Funktionen von Edi

1. Intelligente Belegerfassung:
   Belege einfach per Smartphone fotografieren – die integrierte OCR-Technologie liest alle relevanten Informationen aus und ordnet die Ausgaben automatisch zu.
2. Kreditkartenmanagement:
   Transparenz über alle Kreditkartentransaktionen, automatische Unterscheidung zwischen Bar- und Kartenzahlungen sowie eine zentrale Verwaltung im Kreditkartencenter.
3. Integration von Chatbot Sophie:
   Spesenbelege direkt über Microsoft Teams erfassen, Benachrichtigungen in Echtzeit erhalten und Freigaben direkt aus Teams heraus erteilen.
4. Revisionssichere Archivierung:
   Alle Belege werden für zehn Jahre sicher gespeichert – das erleichtert Audits und sorgt für Compliance.
5. Mobile App:
   Spesen direkt unterwegs erfassen und nahtlos mit dem Edi-Konto synchronisieren.
6. Schnelle Implementierung:
   Bereits innerhalb weniger Wochen einsatzbereit und individuell anpassbar.
7. Standard Integration zu HR & Payroll Systemen:
   Durch die API-Integration von Edi mit führenden ERP- und Lohnsystemen wie Personio, Swiss Salary, SAP SuccessFactors, Lobos, Enventa und Workday werden die Stammdaten der Mitarbeitenden stets aktuell gehalten. Dies ermöglicht eine automatisierte und pünktliche Spesenauszahlung über die Gehaltsabrechnung, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und die Prozesssicherheit erhöht wird.
8. Standard Integration zu Finanzsysteme:
   Edi ermöglicht eine nahtlose Datensynchronisation aller relevanten Finanzinformationen für die effiziente Auszahlung und korrekte Verbuchung von Spesen. Dank der API- und File-Integration mit führenden Finanzsystemen wie SAP (R3, S/4HANA), Sage (Sage 200, Sage 50), Abacus, Bexio, DateV, Microsoft, Oracle Netsuite und Odoo werden Spesenabrechnungen automatisiert und sicher verarbeitet. Zusätzlich unterstützt Edi das ISO 20022 DTA-Format, das eine weltweit standardisierte und fehlerfreie Übermittlung von Finanzdaten an Banken gewährleistet.

Fazit

Spesenabrechnung muss nicht kompliziert sein – mit Edi wird sie zum Kinderspiel. Durch die Digitalisierung und Automatisierung sparen Unternehmen wertvolle Zeit, verbessern ihre Prozesse und behalten volle Kontrolle über ihre Ausgaben. Warum also noch auf Papierchaos setzen? Jetzt umsteigen und die Vorteile eines modernen Spesenmanagements genießen!