So nutzen Sie Ihre Daten optimal – Teil 3: Daten zur Automation nutzen

Vor kurzem hat mir ein Blog-Beitrag von SAP besonders gut gefallen. Darin wird erklärt, wie sich in der Wirtschaft die Erkenntnis durchsetzt, dass Daten das Herzstück digitaler Unternehmen sind. Er trug den Titel „Five Ways to Make the Most of Your Data" und enthielt eine Liste mit fünf Hauptpunkten:

1. Daten im Kernsystem belassen

2. Sicherstellen, dass Sie alle Datentypen verarbeiten können
3. Daten zur Automatisierung nutzen
4. Daten demokratisieren
5. Ihre Daten schützen

In diesem Blog-Beitrag geht es vor allem um den dritten Punkt, das Nutzen von Daten zur Automatisierung . Vielleicht möchten Sie auch die beiden ersten Teile Teil 1 und Teil 2 hier in meinem Blog „Let's Talk HCM“ lesen.

Im Bereich HCM sind heute so viele Dinge automatisiert. Automation ganz allgemein prägt einen großen Teil unseres Alltags. Ich könnte mich hier über Bots auslassen, aber das hebe ich mir für eine andere Gelegenheit auf. Stattdessen möchte ich eine Aussage aus dem Artikel aufgreifen, in der es heißt: „...es gibt keinen Grund, so viele manuelle Prozesse zu behalten... Wenn man Daten sinnvoll nutzen kann, lassen sich viele Aufgaben automatisieren – so bleibt Mitarbeitern mehr Zeit für strategische Aufgaben.“

Zu meiner Zeit musste bei der Entlassung eines Mitarbeiters eine lange Verfahrensliste abgearbeitet werden, um die Trennung korrekt zu vollziehen. Die Liste war als Checkliste für das Ende von Arbeitsverhältnissen bekannt. Der erste Schritt war fast immer, den Ordner des Mitarbeiters herauszusuchen (damals wurden Daten und Unterlagen über Mitarbeiter auf Papier in Aktenschränken aufbewahrt!)

Hier sind ein paar Beispiele aus der Checkliste für das Ende von Arbeitsverhältnissen:

1. Die Akte des Mitarbeiters suchen.

2. Kündigungsformular für den Mitarbeiter ausfüllen.

3. Kündigungsschreiben entgegennehmen/vorbereiten.

4. Mitarbeiter über Versicherungen (Lebensversicherung, Zusatzversicherung etc.) bei Ende oder Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses informieren.

5. Krankenkassenbeiträge prüfen und ggf. Mitarbeiter über verbleibende Guthaben und Rückerstattungsfristen informieren.

6. Resturlaub berechnen und Mitarbeiter über Verfahren bei Ende des Arbeitsverhältnisses informieren.

7. Mitarbeiter über Möglichkeiten bei der Altersvorsorge informieren.

8. Dem Unternehmen geschuldete Beträge (z. B. Bildungsdarlehen/Lohnvorschüsse) berechnen und über Verfahren dafür informieren.

9. E-Mail-Konto deaktivieren.

10. Systemzugang entziehen.

11. Name des Mitarbeiters entfernen aus: E-Mail-Verteilern, internen Telefonverzeichnissen, Webseite und Gebäudeverzeichnissen.

12. Zugang mit Sicherheitspass deaktivieren.

13. Abschlussgespräch einplanen.

14. Arbeitskleidung und Parkausweise in Empfang nehmen.

15. Laptop und Mobiltelefon in Empfang nehmen.

Anmerkung am Rande: Wer eine geeignete Checkliste für das Ausscheiden von Mitarbeitern sucht, dem empfehle ich diese.

Damals waren diese Punkte oft voneinander unabhängige Aktivitäten, die von Hand erledigt werden mussten. Heute kann praktisch alles automatisiert werden. Das spart Zeit, Geld, Mittel und macht es möglich, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren. Alle Punkte in dieser Liste können über einen einfachen Workflow ausgelöst werden, wenn die Kündigung eines Mitarbeiters eingegeben wird. Ein paar greife ich als einfaches Beispiel heraus.

Letztes Jahr habe ich einen Blog-Beitrag mit dem Titel „What does RPA have to do with HCM and Payroll?“ veröffentlicht, mit interessanten Beispielen für den Einsatz von Robotic Process Automation im Personalwesen.

In meinem nächsten Blog-Beitrag geht es um den vierten Punkt, der in dem Artikel „Five Ways to Make the Most of Your Data“ aufgeführt ist, nämlich wie Sie Ihre Daten demokratisieren können.