Die Personalabrechnung ist oft der am ehesten übersehene Teil Ihrer internen technischen Systeme – solange sie funktioniert, kümmert sich das übrige Unternehmen nicht darum. Wehe, es läuft etwas falsch. Damit die Payroll funktioniert, ist natürlich eine Menge Aufwand, Verarbeitung, Kontrolle und Reporting durch hochqualifizierte Experten und Payroll-Teams notwendig.
Diejenigen unter Ihnen, die nicht für die eigentliche Durchführung der Personalabrechnung oder ihre korrekte Berechnung verantwortlich sind, interessieren sich vermutlich am meisten für das Ergebnis, d. h. dafür, dass Ihr verdientes Geld einfach pünktlich auf Ihr Konto überwiesen wird.
Für die Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen ist entscheidend, dass die Personalabrechnung korrekt und pünktlich stattfindet.
Was kann in einer Personalabrechnung falsch laufen?
Hier unterscheide ich zwischen diesen drei Kategorien:
- Umgebungsbedingte Fehler
- Menschliches Versagen
- Technische Fehler
Umgebungsbedingte Fehler
Derartige Fehler hängen fast immer mit der Stromversorgung zusammen. Technik braucht Strom, damit sie funktioniert, und eine ununterbrochene Stromversorgung ist ein Muss. Durch Erdbeben oder extreme Wetterereignisse kann die Stromversorgung ausfallen. Für solche Fälle haben Unternehmen oft redundante Systeme, Notstromaggregate und Notfallpläne.
Menschliches Versagen
Hier kommt es am häufigsten zu Fehlern. Menschliches Versagen bedeutet: Jemand hat etwas getan, das „... vom Ausführenden nicht beabsichtigt war, in einem Regelwerk oder für einen externen Beobachter nicht erwünscht war oder wodurch die Aufgabe oder ein System außerhalb seiner akzeptablen Grenzen geraten ist.“ Kurz gesagt: Es ist eine Abweichung von einer Absicht, einer Erwartung oder von etwas Erwünschten. In der Welt der Technik wird das oft auch als „Tippfehler“ bezeichnet, also dass jemand auf einer Tastatur die falsche Taste gedrückt hat. Für Arbeitgeber hat es häufig finanzielle Folgen, wie diese abschreckenden Beispiele zeigen:
- Fehler in Payroll sind Fehler die Geld kosten
- Citigroup räumt Tippfehler ein, der gestern zu Marktstörungen geführt hat
- Tippfehler: Ein Rechenfehler bei Samsung Securities kostet das Unternehmen 105 Mrd. US-Dollar
- Wegen eines klassischen Tippfehlers verkauft ein Händler versehentlich 5 Millionen Aktien des Firmenchefs
Technische Fehler
Hier liegt ein gewisser Zirkelschluss vor, denn Computer werden ja von Menschen gebaut. Aber es gibt Fehler, die von Programmcode, KI etc. verursacht werden. Zu dieser Kategorie gehören alle Fehler, die durch die Ausführung technischer Systeme entstehen.
„Human error is cited as the primary contributing factor in major disasters and accidents in industries. In fact, research suggests that regardless of the activity or task, humans make 3 to 6 errors per hour and on average 50 errors per day (or at least, ‘per work shift’). In comparison, technical or machine malfunction cause only a small percentage.“
Auszug aus Why do we tolerate human over machine error? – Melanie Thomson
Ganz gleich, welcher Art ein Fehler ist – Sie müssen ihn erkennen
Im Bereich Personalabrechnung müssen Sie Fehler unabhängig von ihrer Ursache so schnell wie möglich erkennen und berichtigen, damit ein Mitarbeiter rechtzeitig bezahlt werden kann. In diesem Zusammenhang ist interessant, dass sich auch Fristen für die Personalabrechnung ändern. In der Vergangenheit wurden viele Arbeiter wöchentlich bezahlt, und Angestellte oft vierzehntägig oder monatlich. Daneben gibt es eine neue Kategorie, die gemeinhin als „Pay on Demand“ oder „Earned Wage Access“ (EWA) bezeichnet wird. Mit ihr werden auf Abruf bezahlte Mitarbeiter berücksichtigt (wie etwa Uber-Fahrer). Unabhängig davon, wie oft eine Person bezahlt wird, müssen Sie prüfen und validieren und dann noch einmal überprüfen, ob die Daten korrekt sind, bevor bezahlt wird.
Als Mitarbeiter in der Personalabrechnung führen Sie sicher bereits manuelle Reports aus, um Differenzen in Daten zu prüfen und zu untersuchen. Aber was ist mit all dem, das übersehen wird? Womöglich fällt etwas bei einer Überprüfung nicht auf, ist aber trotzdem nicht korrekt? Vielleicht sind zum Beispiel irgendwo 100 statt 10 Überstunden eingetragen worden. Oder eine Gehaltserhöhung von 5 %, obwohl Sie wissen, dass das Unternehmen seine Gehälter aktuell um nicht mehr als 2 % erhöht. Eine weitere Möglichkeit zum Erkennen solcher Anomalien ist der Vergleich mit früheren Abrechnungsperioden. Periodenvergleiche helfen, solche Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden.
Die Herausforderung ist aber: Der Vergleich von Daten in SAP® oder SAP SuccessFactors® Employee Central Payroll, sei es zwischen Abrechnungsperioden oder zwischen Systemen hinweg, ist nicht einfach. Oft ist es ein manueller und zeitaufwändiger Vorgang, der ein größeres Fehlerpotenzial zur Folge hat.
Vielleicht erinnern Sie sich an die berüchtigten Fehlersuchbilder wie das obere Beispiel. Erst wenn man sich beide genau ansieht und manuell vergleicht, merkt man, dass zum Beispiel im rechten Bild ein Laternenpfahl fehlt.
Einfach etwas anzusehen, um herauszufinden, wo die Unterschiede sind, ist eigentlich nur ein Teil der Aufgabe. Was ist, wenn Sie beim Nettogehalt einen unerwartet großen Unterschied feststellen? Wie finden Sie heraus, woran es liegt? Erkennen der Unterschiede ist zum Anfang schön und gut, aber wo liegt die Ursache? Jetzt müssen Sie manuell nachsehen oder bestimmte Versionen von Wage Type Reporter für die betreffenden Mitarbeiter ausführen und die Ursache ermitteln. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Außerdem ist es ein potenzielles Sicherheitsrisiko für alle vertraulichen Vergütungsdaten, die aus SAP oder SuccessFactors genommen und z. B. in Microsoft Excel bearbeitet werden.
Was ich alles überprüfen muss
Bei jedem Arbeitgeber in meiner HCM-Karriere hatte die für die Personalabrechnung zuständige Person eine Checkliste. Früher war es eine gedruckte Checkliste auf einem Klemmbrett, wo die einzelnen Punkte der Reihe nach abgehakt wurden. Im Laufe der Zeit wurde die Checkliste immer ausgefeilter, wie das untere Beispiel in Microsoft Excel zeigt.
Darin war all das aufgelistet, was zu überprüfen war, von fehlenden Daten (z. B. Sozialversicherungsnummer oder Bankverbindung) über doppelte Daten und einen doppelt eingegebenen Bonus bis hin zu Tippfehlern mit einer extra 0. Das sind die offensichtlichen Fehler, aber es gibt auch dutzende Prüfungen, bei denen die Fehler nicht so offensichtlich sind.
Bei einem großen Arbeitgeber von mir hatte einmal jemand mit Zugriff auf das Personalabrechnungssystem eine Reihe fiktive Mitarbeiter angelegt. Wie wurde er erwischt? Alle direkten Überweisungen gingen auf dasselbe Konto! Ich möchte ja niemanden auf dumme Gedanken bringen... aber dutzende betrügerischer Tricks können entdeckt werden, wenn die richtigen Punkte auf Ihrer Checkliste für Payroll stehen.
Weg mit der Checkliste
Aber wie wäre es, wenn Sie das alles nicht tun müssten? Wie wäre es, wenn Sie nicht mit Schritt eins einer Liste anfangen und dann jeden Report manuell ausführen, prüfen, herunterladen, mit einem anderen Report vergleichen, einen Vergleich in einer Nachschlagetabelle durchführen, erneut prüfen und so weiter? Wie wäre es, wenn es eine automatische Möglichkeit gibt, Ihre Personalabrechnung jedes Mal zu überprüfen, bevor sie ausgeführt wird, indem Sie einfach Regeln dafür festlegen, was überprüft werden soll?
Das Erkennen von Abweichungen in Ihren Daten ist für HCM- und Payroll-Experten eine ständige Aufgabe. Bei jeder Konfigurationsänderung, jedem Support Pack, neuen Implementierungen, Datenkonvertierungen, oder immer dann, wenn wir Daten aus einer externen Datenquelle hochladen, tägliche Validierungen durchführen oder Mandantenkopien erstellen. Wie wäre es, wenn Sie das nicht nur vor einem Abrechnungslauf tun könnten, sondern immer dann, wenn Sie Daten validieren möchten, weil Ihre Daten von jeder Systemänderung beeinflusst werden können? Das gilt auch für die folgenden Beispiele:
- Anwenden von HRSPs
- Hinzufügen einer neuen Geschäftseinheit
- Ausgliedern einer Tochtergesellschaft aus dem Unternehmen
- Vergleich von SAP HCM-Daten mit einer externen Quelle (z. B. Nicht-SAP-HR-System oder Active Directory).
Es gibt eine Lösung: Variance Monitor
Es gibt einen besseren Weg. Er heißt Variance Monitor™ (VM) von EPI-USE und wird täglich von tausenden Anwendern weltweit genutzt. Variance Monitor bietet die Möglichkeit, HR- und Payroll-Daten zwischen Systemen und Zeiträumen zu vergleichen. Das ist deshalb so gut, weil SAP für diese komplexe, zeit- und ressourcenaufwendige sowie fehleranfällige Tätigkeit keine Lösung bietet.
Das Schöne daran ist, dass es automatisch geschieht und einfach zu verwenden ist. Sie legen einfach Toleranzniveaus fest oder geben Tabellen und Felder an, und Vergleiche für Payroll, Time, Stammdaten und FI-Buchungen sind mühelos möglich.
Sehr schön ist auch, dass Periodenvergleiche und Tests von Support Packs einfach und absolut genau sind. Variance Monitor erkennt auch „Null“-Werte und wird mit kostenlosen Beispielvergleichen bereitgestellt, die Sie vom ersten Tag an nutzen können.
Variance Monitor ist für alle gedacht, die regelmäßig mit Daten in SAP HCM arbeiten. Dazu gehören Sachbearbeiter in der Personalabrechnung, funktionale Nutzer in den Bereichen Personalwesen, Sozialleistungen, Zeitwirtschaft und dergleichen. Aber auch HRIS- und IT-Experten, die Daten validieren müssen, um Unterschiede zu erkennen, können damit arbeiten.
Denken Sie daran, dass Ihre SAP HCM-Daten immer dann in Gefahr sind, wenn Änderungen vorgenommen werden – ob durch Veränderungen im Unternehmen, durch Änderungen der Konfiguration, in der Technik oder in der Landschaft. Variance Monitor™ gibt Ihnen die Möglichkeit, Abweichungen in SAP HCM Daten zu erkennen.
Möchten Sie mehr über EPI-USE und Variance Monitor erfahren? Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Website, oder Sie wenden sich direkt an uns.
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