Wie Sie mit Bots Ihre HR Aufgaben automatisieren

Benötigen Sie viel Zeit für die manuelle Bearbeitung von Aufgaben im HR? Wir zeigen Ihnen im heutigen Blog, wie Query Manager in Verbindung mit einer vollständig integrierten, Automatisierungssoftware namens VIP, eingesetzt werden kann.

Benötigen Sie viel Zeit für manuelle Aufgaben?

• Informationen verschieben,bearbeiten und in andere Systeme übertragen
• Daten zusammenführen, auswerten und anpassen
• Aufbau eines Workflows, der mit anderen Systemen oder Menschen interagiert
• Benutzerfreundliche und einfach Anpassbare Verknüpfung von ERP-Systemen
• Interaktion mit KI- oder regelbasierten Systemen zur Steuerung des Systemverhaltens
• Verteilung der Last intensiver Prozesse auf mehrere Systeme

Bots sind in der Lage, diese Aufgaben für Sie zu übernehmen. So kann die Reportinglösung Query Manager in Verbindung mit dem vollständig integrierten Automatisierungssystem VIP, Ihre Informationen organisieren und Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Jedes Unternehmen erstellt Berichte über Kündigungen, Entlassungen oder Austritte. Query Manager liefert Ihnen diese Berichte mit bereits vordefinierten Inhalten. Dazu gehört u. a. eine Liste der Personen, die das Unternehmen verlassen, oft mit Angabe der Gründe für das Ausscheiden, den letzten Arbeitstag usw.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen Entlassungsbericht, der mit Query Manager erstellt wurde.

Die Liste der Austritte wird oft als Grundlage verwendet, um einige zusätzliche Folgemaßnahmen zu vereinfachen:

Einige dieser Aktivitäten können innerhalb von SAP über einen User-Exit, einen Workflow oder eine externe Schnittstelle angestoßen werden. Nachfolgend erfordern diese Prozesse jedoch häufig weitere Maßnahmen außerhalb von SAP. Diese Folgeaktivitäten sind ideal, um sie von einem intelligenten Bot bearbeiten zu lassen.

Der VIP-Bot von Curiosity Software kann verwendet werden, um schnell Interaktionen zwischen Schnittstellen zu erstellen oder um komplexe Probleme zu lösen, die normalerweise Programmierkenntnisse erfordern würden. Mit Hilfe des Bots können Kunden verschiedene Komponenten miteinander verknüpfen und automatisieren, wie das folgende Beispiel zeigt:

Mit einem Bot als "Mitarbeiter", der für viele mühsame Aufgaben eingesetzt werden kann, gewinnen Sie Zeit und Ressourcen im Unternehmen, sparen gleichzeitig Geld und stellen sicher, dass die entsprechenden Aktivitäten zuverlässig ausgeführt werden.

So funktioniert der Bot

Dieses Video erklärt, wie der Bot VIP arbeitet, während er Daten aus einem Query Manager-Bericht verwendet, um verschiedene Aktionen nach dem oben abgebildeten Prozess einzuleiten. Hier einige Beispiel aus dem Video:

• Beenden von Berechtigungen für IT-Systeme
• Sperrung von Zugriffsberechtigungen und Passwörtern
• Benachrichtigung der Vertragspartner für Benefits
• Ausschreibung der Stellenanzeige
• Einleitung von COBRA-Benachrichtigungen
• Versenden von erforderlichen Mitteilungs- und Erinnerungs-E-Mails
• Synchronisation bestätigen

Die Kombination von Bots und Query Manager

Denken Sie an alle potenziellen Geschäftsfälle, in denen Sie Bots nutzen könnten:

Beispiel 1:
Häufig wird ein HCM-Bericht mit Query Manager ausgeführt, um eine Gruppe von Personen zu ermitteln, die für eine Beförderung geeignet sind. Nehmen wir an, der Bericht identifiziert Mitarbeiter, die die Voraussetzungen für eine Teilnahme an einem Executive Leadership Training Workshop erfüllen. Ausgewählt werden Mitarbeitern, die im Jobcode „010 Executive“ sind, mehr als fünf Jahre im Unternehmen tätig und bei ihrer letzten Leistungsbeurteilung einen Wert von 3,5 oder höher erreicht haben. Ein VIP-Bot kann diese Daten aus dem Query Manager Bericht übernehmen, um die Mitarbeiter in einen Kurs einzutragen, die betroffenen Personen sowie Ihren Chef per E-Mail zu informieren, das Reisebüro zur Hotel- und Anfahrtsbuchung zu kontaktieren, den Urlaubskalender zu aktualisieren, usw. 

Beispiel 2:
Ein weiteres Szenario ist die Ausführung eines HCM Reports mit Query Manager, der alle Vorfälle im Bereich „Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (EH&S) detailliert aufführt. Hierbei fallen Nacharbeiten an, die normalerweise manuell ausgeführt werden müssen. Ein VIP-Bot kann die Daten aus dem von Query Manager erstellten Bericht übernehmen und das Online-Formular für die Behörden automatisch ausfüllen, die Abteilung Qualitätssicherung über eine Liste von Vorfällen und deren Details informieren und eine Skype-Nachricht an den HR-Verantwortlichen senden, der möglicherweise jedes Vorkommnis untersuchen oder verfolgen muss.

Der Bot ist in der Lage, mit zahlreichen Anwendungen wie Twitter, Sharepoint, Google Docs, Salesforce, Facebook, Slack, Email und LinkedIn zu interagieren.
Sie sehen, die Möglichkeiten zur Nutzung von Bots sind endlos.