Egal welches Projekt Sie für Ihr SAP System planen, am Anfang der Roadmap sollten Sie sich die Frage stellen, wo die Reise hingehen soll und welche Aufwände Sie zu erwarten haben. Nicht anders ist es auch bei der Migration des HCM System nach SAP S/4HANA. Der SAP Standard bietet für diese Analyse nützliche Werkzeuge, die ich Ihnen in diesem Blog vorstellen möchte.
Infotyp Audit: Report „RPDINF01“
Mit diesem Report können Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Infotypen im System durchführen. Das Ergebnis ist eine Liste, die Ihnen die einzelnen Infotpyen Ihres Systems mit weiteren technische Informationen anzeigt, ob beispielsweise die Zeitbindung eingestellt ist oder die Infotypen rückrechnungsrelevant sind.
Am interessantesten hierbei ist wahrscheinlich die Anzahl der Sätze eines Infotyps, die auf der Datenbank gespeichert sind und wie intensiv der Infotyp genutzt wird. So können Sie erkennen, welcher Infotyp überhaupt genutzt wird und wo Ihre Optimierungspotenziale liegen.
Optimierungspotenzial am Beispiel Infotyp 005 Urlaubsanspruch
Ein Beispiel für ein Optimierungspotenzial wäre in der folgenden Liste der Infotyp 005 Urlaubsanspruch.
Dieser Infotyp ist veraltet, es werden stattdessen Urlaubskontingente genutzt. Dem entsprechend könnte man sich überlegen, diese historischen Daten zu löschen. Zum einen befreit man sein System dadurch von Altlasten, es hilft aber auch in der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), gerade wenn es um kritische oder sensible Daten geht.
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Analyse von Subtypen
Zurück zur Analyse: Bei einigen Infotypen finden sich Subtypen. Im Ergebnis des Reports wird detailliert aufgelistet, welche Subtypen im Einsatz sind. Nachfolgend ein Screenshot des Infotyps 0105 Kommunikation. In diesem Fall ist der Subtyp Email mit rund 3000 Sätzen am häufigsten genutzt.
Der Infotyp Audit ist ein guter Start für die Evaluierung, um herauszufinden welche Daten benötigt werden, welche relevant für die Migration sind und wie groß die Komplexität ist. Außerdem ist es zu empfehlen, sich über die einzelnen Infotypen hinaus, Gedanken über die damit verbundenen Prozesse zu machen und hier ebenfalls Optimierungspotenziale zu erkennen.
Tabellen Audits: Transaktion TAANA
Ein weiteres Werkzeug aus dem SAP Standard ist die Transaktion TAANA. Diese technische Transaktion erlaubt es mir zu sehen, in welchen Clusterbereichen wie viele Daten gespeichert sind. Nachfolgend die beispielhafte Auflistung für die Clustertabelle PCL2, in der sich die Abrechnungsergebnisse befinden. Die Auflistung zeigt mir, dass für die deutsche Abrechnung mehr als 500.000 Datensätze gespeichert sind. Natürlich sind auch die Clusterbereiche der anderen Länder zu sehen.
Über die Wertehilfe lässt sich aufschlüsseln, um welche Daten es sich handelt. So kann man aus einem System herauslesen, in welchen Clustern überhaupt Abrechnungsergebnisse vorhanden sind. Manchmal gibt es auch Abrechnungsergebnisse für Länder, die seit längerer Zeit nicht mehr im System abgerechnet werden. Solche Cluster könnten dann bereinigt werden, da sie für die Migration unrelevant sind.
Beispiel Transaktion TAANA: Auflistung für die Clustertabelle PCL2
Schritte zur Durchführung des Tabellen Audits
Schritt 1: Starten Sie eine Tabellenanalyse und geben Sie die jeweiligen Clustertabellen ein.
Schritt 2: Definieren Sie als Analysevariante eine Ad-hoc Variante. Wählen Sie das Feld RELID aus.
Schritt 3: Das Programm zählt automatisch die Anzahl der Datensätze in diesem Bereich. Wir empfehlen einen Hintergrundlauf, da die Cluster oft sehr groß sind und eine längere Laufzeit wahrscheinlich ist.
Schritt 4: Der Lauf ist beendet, wenn die Ampel auf grün steht. Sie können sich nun den fertigen Bericht ansehen.
Dieses technische Werkzeug kann bei der Analyse der Cluster überaus hilfreich sein, um zu erkennen, welche Cluster in Gebrauch sind und welche auch in Zukunft noch verwendet werden.
Wenn Sie viele Analysen, gerade tabellenübergreifende Analyse, durchführen müssen, kann Ihnen außerdem unsere Lösung Query Manager die Arbeit erleichtern. Unser SAP Reportingtool lässt auch komplexere Verknüpfungen zwischen mehreren Tabellen zu und liefert Ihnen automatisiert einen fertigen Bericht.
Mit diesen Hilfsmitteln sind Sie gut ausgestattet für eine erste Analyse auf dem Weg zu S/4HANA. Erkennen Sie Optimierungspotenziale und verschaffen Sie sich einen Überblick über anstehende Aufwände.
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