Comment puis-je assurer le suivi des employés vaccinés dans SAP ?

En cette époque sans précédent, les employeurs sont curieux de savoir comment assurer le suivi des employés vaccinés.

Il n’existe aucun précédent au monde à ce sujet et comme pour tout suivi des informations confidentielles sur les employés, les employeurs nécessitent des conseils juridiques pour s’assurer qu’ils respectent toutes les exigences locales, régionales et internationales appropriées (comme l’HiPPA aux États-Unis et le RGPD au niveau mondial).  

Dans certaines régions, la législation est bien plus stricte que dans d’autres. Voici, par exemple, un témoignage intéressant à ce sujet concernant H&M en Europe.  Je ne donnerais pas de conseils juridiques ici sur ce qui serait approprié dans votre région. En revanche, ce que je peux vous dire c’est que pour toute information que vous ÊTES AUTORISÉ à suivre pour vos employés, le plus simple consiste à créer un infotype personnalisé dans votre système SAP® pour stocker ces données.

Les clients SAP RH utilisent les infotypes pour stocker les informations des employés, notamment certaines des plus populaires répertoriées ci-dessous :

Chaque infotype est composé d’un identifiant à quatre chiffres, comme l’infotype 0008 pour Rémunération de base. Certaines plages de numéros indiquent les types de données dans l’infotype. Par exemple, les données d’administration du personnel peuvent être trouvées dans les infotypes compris dans la plage de numéros de 0000 à 0999. Les données liées à la planification RH et à la gestion organisationnelle sont comprises dans la plage de 1000 à 1999. Les données de gestion des temps sont comprises dans la plage de 2000 à 2999 et les données des candidats sont disponibles dans les infotypes compris dans la plage de 4000 à 4999.

Infotypes propres au client

Il existe des milliers d’infotypes disponibles dans votre système SAP HCM, chacun conçu pour stocker des données différentes. De nombreux clients SAP HCM utilisent également les infotypes personnalisés pour stocker les données qui n’ont pas d’emplacement formel dans les champs livrés du système SAP HCM. Il n’est généralement pas recommandé de personnaliser un système. Cependant, dans SAP, il ne s’agit pas nécessairement d’une personnalisation car SAP fournit une structure vous permettant d’ajouter vos propres infotypes. Ces infotypes personnalisés sont appelés Infotypes propres au client. Vous pouvez les créer et les utiliser dans la plage de numéros de 9000 à 9999.  

Création de votre infotype propre au client

J’ai intégré les instructions de référence rapide issues du Wiki SAP sur la manière de créer un infotype personnalisé de votre cru. Suivez les étapes ci-dessous pour créer des infotypes RH personnalisés :

1. Ouvrez la transaction PM01.
2. Saisissez le numéro d’infotype personnalisé à créer (compris entre 9000 et 9999). J’ai pris le numéro 9090, par exemple.
3. Cochez la case d’option Employee Infotype et la case d’option PS Structure Infotype situées dans la zone Subobjects Group. La structure PS correspond à la partie de la table d’infotype spécifique à cet infotype. Le début de la définition de table commune aux tables d’infotype (PERNR, SUBTY, BEGDA, ENDDA, etc) sera ajouté automatiquement, donc vous n’avez pas besoin d’ajouter ces champs.
4. Cliquez sur le bouton Generate Objects.
5. Une fenêtre pop-up de création d’objet de dictionnaire s’affiche. Cliquez sur Create sur cette fenêtre pour créer la structure PS de votre infotype.
6. Renseignez la structure PS avec les champs requis pour votre infotype. Dans mon exemple, j’ai d’abord créé des éléments de données personnalisés dans SE11 à utiliser comme type de composant de manière à ce que les désignations des champs correspondent à la signification du champ.
   
7. Sauvegardez et activez la structure PS. À ce stade, vous devez fournir un transport qui sera utilisé pour déplacer ultérieurement la structure vers la production.
8. Ouvrez l’écran PM01 initial.
9. Cliquez sur le bouton poussoir Infotype Characteristics. L’écran Infotype List apparaît en mode d’affichage.
10. Cliquez sur le bouton Change.
11. Cliquez sur New Entries.
12. Saisissez votre numéro d’infotype (9090) et la désignation (Vaccination Status).
13. Renseignez les différentes caractéristiques d’infotype en fonction de vos exigences. Vous pouvez également prendre en référence certaines caractéristiques d’infotype standard.
    
14. Cliquez sur le bouton Save.
15. Ouvrez l’écran PM01 initial.
16. Cliquez sur le bouton poussoir Technical Attributes. L’écran Infotype List apparaît en mode d’affichage.
17. Cliquez sur le bouton Change.
18. Sélectionnez votre infotype dans la liste des infotypes et cliquez sur le bouton Overview.
19. Indiquez T591A dans le champ Subtype table.
20. Indiquez T591S dans le champ Subtype txt tab.
21. Indiquez le champ de votre structure que vous voulez lier au sous-type dans le champ Subtype ou laissez ce champ et les deux champs précédents vides si vous n’avez pas besoin de sous-types. Les sous-types d’un infotype peuvent être saisis dans la vue de maintenance V_T591A.
22. L’infotype est maintenant créé et peut être utilisé.
    
23. Reportez-vous à ce lien

Reporting sur les infotypes propres au client

Query Manager est la seule solution de reporting certifiée SAP pour le reporting SAP HCM et de paie en temps réel. Query Manager propose une fonctionnalité qui permet d’effectuer des rapports sur virtuellement toute donnée de votre système SAP, y compris les infotypes personnalisés créés par le client. Si vous avez créé un infotype propre au client et que vous voulez inclure ces données dans un rapport, un document d’employé ou un fichier d’interface, vous pouvez facilement le faire en utilisant la fonctionnalité standard de Query Manager.

Query Manager est la seule solution de reporting certifiée SAP pour le reporting SAP HCM et de paie en temps réel. Query Manager propose une fonctionnalité qui permet d’effectuer des rapports sur virtuellement toute donnée de votre système SAP, y compris les infotypes personnalisés créés par le client. Si vous avez créé un infotype propre au client et que vous voulez inclure ces données dans un rapport, un document d’employé ou un fichier d’interface, vous pouvez facilement le faire en utilisant la fonctionnalité standard de Query Manager. En résumé, je ne peux pas vous conseiller sur le fait que vous soyez autorisé ou non à enquêter, collecter et/ou stocker des données de vos employés. En revanche, je peux vous assurer que toutes les données disponibles dans votre système SAP peuvent facilement faire l’objet d’un rapport via Query Manager.