Ist Ihr Reporting für SAP HR und Payroll auf dem aktuellen Stand – und nachhaltig?

Im Laufe der Jahre habe ich mehrmals von meinen ersten Erfahrungen mit SAP®-Reporting erzählt. Aber da SAP gerade seine Initiativen für mehr Nachhaltigkeit verdeutlicht, scheint das Thema noch relevanter geworden zu sein. Wir schreiben die 1990er Jahre, und ich arbeite gerade an meinem ersten SAP HR- und Payroll-Implementierungsprojekt für einen Arbeitgeber in Garden City (New York) aus dem Bereich Verlagswesen und Distribution. Zufällig wurde ich als Verantwortliche für Reporting ausgewählt. Wir setzten uns mit SAP in Verbindung und erkundigten uns, welche Kurse für Reporting angeboten werden. Mir wurden folgende Schulungen empfohlen:

• SAP50 R/3 Basistechnologie
• SAP BC400 ABAP/4 Workbench – Grundlagen der Programmierung
• SAP BC405 Workbench – Techniken zur Listenverarbeitung
• SAP BC410 Transaktionsverarbeitung
• SAP BC430 ABAP/4 Dictionary.

Daraufhin schickte mein Arbeitgeber mich nach Houston (Texas) und an andere Orte in den USA, wo ich rund acht Wochen lang Schulungen absolvierte, darunter die oben genannten ABAP-Kurse. Nach meiner Rückkehr wusste ich: Jeden Bericht, den ich für die erfolgreiche Implementierung von HR und Payroll brauche, werde ich mit selbst definiertem ABAP erstellen.

Eine Auswahl meiner früheren SAP-Schulungszertifikate – alle in Papierform!

Von meinen ABAP-Schulungen beflügelt ging ich in die Abteilung Personalabrechnung und fragte, welcher Report dort für die Arbeit der wichtigste ist. Eine nette Dame mit dem Namen Jean ging mit mir zu einem enormen Papierdokument, gedruckt mit einem altmodischen Nadeldrucker, in dem alle Mitarbeiter des Unternehmens in alphabetischer Reihenfolge mit ihrer vollständigen Sozialversicherungsnummer aufgeführt waren. Wie ich erfuhr, wurde dieser Report häufig gedruckt und intensiv genutzt. Denn man erklärte mir, dass zum Finden eines Mitarbeitenden im Altsystem (vor SAP) die Sozialversicherungsnummer der Person eingetippt werden musste.

An dieser Stelle bin ich mir nicht sicher, ob Sie sich mehr darüber wundern, dass man früher tatsächlich lange Listen und Reports ausgedruckt hat, oder ob Sie entsetzt sind über die Vorstellung, dass die Sozialversicherungsnummer eines jeden Mitarbeitenden täglich ausgedruckt wird und irgendwo herumliegt. Davon abgesehen habe ich bei meinem ersten Ausflug ins Reporting eine ganze Reihe verschiedener Lektionen gelernt. Auf zwei davon möchte ich in diesem Blog eingehen:

1. Das haben wir schon immer so gemacht

Ich fange mit einem Fehler an, den viele Kunden begehen: Sie versuchen, Reports, die in ihren alten Systemen verwendet werden, in ihren neuen Systemen zu kopieren. Die Liste der Mitarbeitenden und Sozialversicherungsnummern ist ein ideales Beispiel dafür, warum das nicht sinnvoll ist. Womöglich war es im Altsystem ja notwendig, Zugang zur Sozialversicherungsnummer eines Mitarbeitenden zu haben, um diese Person im System zu finden. Aber in SAP können wir – und wir konnten es schon in den 1990er Jahren – Mitarbeiter anhand des Namens finden.

Viel zu oft nehmen Kunden einen bestehenden Report – beispielsweise eine Liste der Kündigungen im vorherigen Zeitraum – und möchten, dass dieser Report in ihrem neuen System 1:1 kopiert wird. Stattdessen sollte es ein Gespräch darüber geben, was der Kunde erreichen möchte. Zum Beispiel: „Warum scheiden Mitarbeiter aus unserem Unternehmen aus?“

Wenn Sie beim Gestalten des Reports von der geschäftlichen Aufgabenstellung ausgehen, ist es viel einfacher, etwas zusammenzustellen, womit Sie die Frage beantworten können. Mit anderen Worten: Wertvoller als eine Liste der Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen haben (mit Datum und Grund) wäre ein Report für die Analyse ausgeschiedener Mitarbeitender, und zwar sowohl anhand der Grundcodes als nach auch anderen Faktoren (wie Alter bei Einstellung, Vorgesetzte, Position im Gehaltsgefüge, demografische Daten etc.). Auf diese Weise können Sie den Hauptgrund oder Trends für das Ausscheiden von Mitarbeitern herausfinden. So erhalten Sie Informationen und Erkenntnisse, die Sie aktiv für Veränderungen im Unternehmen nutzen können.

2. Ich will den Bericht um vier auf dem Schreibtisch haben

Dieses Beispiel hat mit einem gedruckten Report angefangen. Ich erinnere mich an die Zeit, als Reports noch regelmäßig gedruckt, zusammengetragen, geheftet, in Umschläge gesteckt und über Poststellen verteilt wurden. Der Satz: „Ich will den Report zum Zeitpunkt X auf meinem Schreibtisch haben“ war wörtlich gemeint. Eilig wurde ein physisches Exemplar erstellt und vorgelegt. Heute ist das zum Glück nicht mehr der Normalfall, nicht nur mit Blick auf Komfort, weil wir nicht mehr auf die Lieferung eines Dokuments warten müssen, das schon zum Druckzeitpunkt veraltet ist, sondern vor allem wegen des Umweltschutzes. Drucken ist unter vielen Gesichtspunkten problematisch, wie etwa Luftverschmutzung, Hantieren mit gefährlichen Materialien, die anschließend entsorgt werden müssen, Abfall und Energieverbrauch, um nur ein paar Punkte zu nennen.

In einem wunderbaren Artikel mit dem Titel Sustainability is our Road Map to Security, Stability, and Progress erläutert Christian Klein (von SAP), wie Unternehmen Arbeitsweisen der Vergangenheit hinter sich lassen und sich für die Zukunft das Ziel Nachhaltigkeit zu eigen machen müssen. Den Artikel können Sie sich ansehen, wenn Sie mehr erfahren möchten.

Es gibt einen besseren Weg zum Umgang mit Informationen

Wir wissen: Die Zeiten des Ausdruckens und des Verteilens von Ausdrucken sind vorbei. Zum Umgang mit Informationen haben wir aber mehr Möglichkeiten als je zuvor. Wir können nicht nur mit Computern, Tablets und Mobiltelefonen auf Reports und Daten zugreifen, wichtig ist auch die Art und Weise, wie wir mit diesen Daten umgehen, um auf einfache Weise bessere geschäftliche Entscheidungen zu treffen.

Falls Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie mit Ihren HR- und Payroll-Daten aus SAP oder SAP SuccessFactors® bessere Entscheidungen treffen können, lesen Sie bitte die folgenden Blogs:

• Daten in SuccessFactors EC und ECP analysieren: das Dashboard eines SAP Payroll-Analysten
• So beziehen Sie Daten aus SAP und SuccessFactors in Ihre Unternehmensanalysen ein
• HR- und Payroll-Daten dynamisch in SAP Analytics Cloud bereitstellen
• SAP stellt neues HR-Dashboard in People Analytics Report Stories vor