Lange war nicht mehr so viel Bewegung im SAP HCM Core wie heute und in den kommenden Jahren. Die bisherige ERP-Lösung der SAP für das Personalmanagement wird nur noch bis 2025 verfügbar sein. Für die Zeit danach müssen SAP Kunden sich entscheiden: Cloud oder On-Premise auf einer HANA-Datenbank? Für viele Unternehmen ist diese Fragen noch offen. Trotzdem ist es möglich, sich bereits heute auf die Änderungen vorzubereiten. Denn egal welchen Weg Sie am Ende wählen, Voraussetzung ist in jedem Fall ein separiertes SAP HCM System.
Die GMH Systems GmbH, IT-Unternehmen der GMH Gruppe, hat mit ihrem Projekt „Zukunft ERP“ bereits die ersten Vorbereitungen getroffen. Wir haben uns mit Andreas Albers, verantwortlicher Teilprojektleiter der GMH und Lars Fuchs, zuständiger Berater der
EPI-USE Labs unterhalten:
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Herr Fuchs, was genau hat es mit der neuen SAP HCM for S/4HANA Lösung auf sich und warum ist es wichtig, sich auf den Umstieg vorzubereiten?
Lars Fuchs: SAP HCM for S/4HANA wird ab 2022 verfügbar sein und ist ein komplett neues Produkt in der SAP Suite. Mit dem neuen Modell können integrierte HCM Systeme nicht mehr betrieben werden. Sie müssen auf einer eigenen Instanz separiert sein und zusätzlich auf einer HANA Datenbank laufen.
Das nächste wichtige Datum ist 2025. Hier läuft der Support der bisherigen HCM Lösung aus. Diese Deadline gilt auch für Kunden, die bereits auf ein S/4HANA System gewechselt haben und Ihr HCM Modul mit dem Compatibility Pack für SAP HCM betreiben.
Wenn man diese 2 Termine ausreizt, gibt es nur einen sehr schmalen Korridor, nämlich von 2022 bis 2025, um die nötigen Veränderungen im SAP HCM vorzunehmen und das Projekt zur Heraustrennung des HCM Systems und vielleicht zusätzlich ein Wechsel der Datenbank durchzuführen. In diesen 2 Jahren müssen ca. 3.000 SAP Kunden dieses Projekt vollziehen. Deshalb empfehlen wir und auch die SAP, die ersten Schritte bereits heute anzugehen, um eventuellen Ressourcen Engpässe auf dem Markt zu entgehen.
Welche Vorbereitungen können Unternehmen bereits heute treffen?
Lars Fuchs: Eine vorbereitende Maßnahme kann, wie bereits erwähnt, ein Carve-Out des SAP HCM Systems sein. Auch wenn man sich noch nicht für eine Strategie entschieden hat ist dieser Schritt sinnvoll.
Bei vielen Unternehmen kann ein Carve-Out Vorteile mit sich bringen. Beispielsweise werden die
Wartungskosten für Ihr ERP-System reduziert. Außerdem werden Ihre Kollegen aus der Logistik, der FI und dem Vertrieb froh sein, dass nicht mit jedem Support Package von HR auch ein kompletter Systemtest und eine Downtime anfällt. Da in einem HCM System auch viele sensiblen Personaldaten gespeichert sind, können auch Datenschutzgründe für solch eine Trennung sprechen.
Ein weiteres Projekt zur Vorbereitung auf 2022 ist die Konsolidierung von HCM Systemlandschaften. Gerade in Großunternehmen kommt es häufig vor, dass durch Zukäufe nicht nur ein HCM, sondern verschiedenen Installationen vorhanden sind. Wenn ich viele verschiedene Systeme habe, ist der Aufwand beim Übergang auf eine neue Technologie natürlich höher, als wenn ich die Chance vorher nutze, um Prozesse zu harmonisieren und Systeme zu konsolidieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass man sich von Altlasten, wie Buchungskreisen die nicht mehr gebraucht werden, trennen kann.
Die GMH Systems ist IT-Dienstleister der GMH Gruppe, welche im Stahlgeschäft tätig ist. Herr Albers, Sie sind verantwortlicher Teilprojektleiter im Projekt „Zukunft ERP“. Um was geht es in diesem Projekt?
Andreas Albers: Das Projekt „Zukunft ERP“ ist ein Migrationsprojekt, welches wir in der GMH Gruppe momentan durchführen. Durch Zukäufe hatten wir vier SAP Systeme auf denen unsere Kunden unterschiedlichste Anwendungen betrieben haben. Auf allen vier SAP Systemen waren auch HCM Anwendungen. Ziel des Projektes ist es, diese vier Systeme zu konsolidieren und dabei Prozesse zu vereinheitlichen und Daten in neue Strukturen zu bringen.
Im ersten Schritt haben wir uns dazu entschieden ein Zielsystem zu definieren. Ausgewählt wurde das System, auf dem schon die meisten Kunden vorhanden waren. Dieses Zielsystem haben wir dann auf eine HANA Datenbank migriert und anschließend wurden alle ERP und HCM Anwendungen aus den anderen SAP Systemen in dieses Zielsystem migriert. Hier sind wir momentan in den letzten Zügen und werden diesen Schritt noch dieses Jahr abschließen.
Andreas Albers, Senior HCM Consultant, spricht im Kundeninterview über das Projekte "Zukunft ERP"
Welche Motivation hatte die GMH ein solches Projekt umzusetzen und welche Herausforderungen stellten sich Ihnen?
Andreas Albers: Wir haben uns natürlich mit den anstehenden Veränderungen beschäftigt und reagieren nun mit diesem Projekt darauf. Die GMH bereitet sich darauf vor, die Fristen in 2022 und 2025 nicht zu verpassen. Mit der Migration des Zielsystems auf eine HANA Datenbank und die Konsolidierung unserer Systeme haben wir hier bereits einen Schritt in die richtige Richtung getan. Geplant ist außerdem noch den von der SAP empfohlene HCM Carve-Out zur Vorbereitung durchzuführen, d. h. wir planen unsere HCM Anwendung auf eine eigene Instanz zu bringen.
Ein weiterer Grund ist, dass ein Wandel der in der GMH Gruppe stattgefunden hat. Hierbei wollten wir in einigen Bereichen eine höhere Zentralisierung von Prozessen erreichen. Mit der Konsolidierung der HCM Systeme haben wir beispielsweise eine Shared Service Organisation aufgebaut, die zentral die Abrechnung in der GMH Gruppe durchführen wird.
Das Projekt stellte uns vor mehrere Herausforderungen. Im Vorfeld war es notwendig, Prozesse zu harmonisieren und zu standardisieren. Auf den vier SAP Systemen, gab es unterschiedliche Kontenrahmen, Kostenstellen, Kostenrechnungskreise die im CO unterschiedlich geschlüsselt waren und ähnliches. Während der Konsolidierung mussten wir uns überlegen, wie wir mit Personalnummer Redundanzen umgehen, mit Lohnartenkatalogen oder mit Abwesenheiten die im Kundennamensbereich liegen. Letztendlich musste alles was im Bereich Prozesse und Daten liegt, auf eine einheitliche Plattform überführt werden, sodass nicht nur das HCM, sondern auch andere Anwendungen auf HCM Daten zugreifen und damit arbeiten können.
Wie konnte die EPI-USE Labs die GMH bei diesem Projekt unterstützen?
Andreas Albers: GMH war es wichtig einen Partner zu finden, der über entsprechendes, SAP HCM spezifisches Know-how verfügt und Lösungen im Einsatz hat, die die individuellen HCM Datenmodelle beherrschen. Besonders der Tiefgang in Spezialgebiete wie beispielsweise der Leistungslohn etc. gaben am Ende den Ausschlag für EPI-USE Labs.
Vielen Dank für das Gespräch!
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